Erfolgreiche Organisationsentwicklung mit einer großen Anzahl von Beteiligten Teil 2

Methodik erfolgreicher Organisationsentwicklung [1]

Erfolgreich Organisationsentwicklung hängt maßgeblich davon ab, mit welchen Methoden gearbeitet wird. Wir zeigen auf, welche Methoden das sein können, wobei wir den Fokus auf Methoden richten, die bei einer großen Anzahl von Beteiligten (Teams) eingesetzt werden können.

(zum ersten Teil des Blogs vom 31.03. geht es hier)

Organisationsentwicklung zwischen Teams erfordert, dass die Mediatoren die Abläufe und Fallstricke von Kommunikationsprozessen der Teams erkennen und konfliktlösend begleiten. Um hier professionell zu intervenieren, bedienen sich Mediatoren unterschiedlicher Verfahren, Werkzeige (Tools) sowie Techniken der Gesprächsführung (nachfolgend zusammengefasst Methoden).

Der Einsatz von Methoden ist abhängig von der konkreten Konfliktphase, der Größe des Teams sowie den Beziehungsmustern im Team und in der Organisation. Welche Methoden in welcher Weise bei den Beteiligten wirken, hängt davon ab, ob die Methoden die Bedürfnisse der Beteiligten ansprechen. Das wiederum hängt von individuellen persönlichen Voraussetzungen der Beteiligten ab.

So können sich Beteiligte z.B. nicht gut informiert oder bevormundet fühlen, andere haben ggf. Sorgen oder Ängste. Es können Missverständnisse bestehen oder Mitarbeiter haben Verbesserungsvorschläge, ferner können bestimmte Gewohnheiten zu beachten sein. Ein weiterer wesentlicher Aspekt in einer Mehrparteienkonstellation ist, dass jeder Beteiligte nach seinen Bedürfnissen gehört wird. Es sollte jedem Beteiligten genug Raum dafür geboten werden, seine Anliegen/seine Konflikte darzustellen. Maßgeblich sind dabei die konkrete Situation und die Sichtweise der Beteiligten.

Die Herausforderung für die Mediatoren besteht nun darin, das gesamte Team erfolgreich in die Organisationsentwicklung einzubeziehen. Eine Aufgabe der Coaches/Mediatoren ist es somit, individuell passsende Methoden reflektiert und bedarfsgerecht einsetzen.

Ziel des Einsatzes von Methoden kann es sein, den Konfliktparteien neue Perspektiven aufzuzeigen. Möglich sind auch Ratschläge, Ideensammlungen, konkrete Zielvereinbarungen usw. Entscheidend dabei ist zu erkennen, welche konkrete Organisationsentwicklung die Teams in der derzeitigen Situation benötigen.

Die Erfahrung zeigt, dass Teammitglieder zur positiven Mitarbeit bereit sind, wenn sie mit ihren unterschiedlichen, individuellen Sichtwiesen ernst genommen werden, wenn sie miteinander ins Gespräch kommen und wenn gegenseitiges Verständnis entstehen kann.

Methodenkompetenz bereits im Vorgespräch

In einem Vorgespräch werden Beweggründe und Eckdaten der Maßnahmen und Ziele abgesprochen. Der Coach/Mediator erhält erste Anhaltspunkte der Themen bzw. Konflikte in der Organisation. Aufgrund dieser Angaben können konkrete Planungs- und Ablaufprozesse erstellt werden. Dabei ist wesentlich, das Verfahren zeitlich und inhaltlich klar zu strukturieren. Ferner ist auch hier bereits wesentlich, bestimmte Methoden einzusetzen bzw. zum Einsatz kommende Methoden kurz zu erläutern.

Welche Methoden gibt es?

Unterschieden werden können Methoden danach, wann sie zum Einsatz kommen können. So gibt es Methoden, die unabhängig von der Anzahl der Beteiligten im Rahmen von Konfliktmanagement/Konfliktklärung/Mediation oder Schlichtung zum Einsatz kommen wie z.B.

• aktives Zuhören,
• Paraphrasieren (Spiegeln, Doppeln, Verbalisieren),
• Fragetechniken,
• Einzelgespräche, Pendelmediation,
• Kommunikationshilfen (3 W´s, 4 Seiten einer Botschaft, Ich-Botschaften, gewaltfreie Kommunikation),

Sehr hilfreich ist es auch, Techniken und Sichtweisen der Transaktionsanalyse (Vertragskonzept, Strokes, Dramadreieck, Grundpositionen, ich-Zustände, Antreiber etc.) einzusetzen. Mediatoren können so die Art und Weise des Konfliktverhaltens von Beteiligten erhellen und den Beteiligten selbst aufzeigen.

Um mit Teams erfolgreich arbeiten zu können, bedarf es weiteren, speziell auf Teams ausgerichtete Methoden. Grund dafür ist, dass bei Teamentwicklungen neben den Konflikten in einer Zweiparteienkonstellation Hierarchie übergreifende Strukturen zwischen Organisationsteilen sowie die Führungsstruktur und die Unternehmenskultur berücksichtig werden sollten.

Spezielle Methoden bei Organisationsentwicklungen:

• Moderierte Informationsveranstaltungen, Informationsvermittlung,
• Befragung (Beschwerde- Vorschlags-Management),
• Workshops, Seminare, Arbeitsgruppen, Arbeitskreise, Zukunftswerkstatt, Foren, runder Tisch,
• Fishbowl[2] (Teamgrößen ab zwölf und für bis zu 50 Teilnehmer),
• World Cafe[3] (Teamgrößen ab zwölf und für bis zu 2000 Teilnehmern),
• Marktplätze (Intranetz, Webseiten, Info-Board, Newsletter, Plakate, Flyer...),
• Rollenklärung (Wer ist wer? – Stakeholder, Entscheider, Betroffene, Beteiligte, Öffentlichkeit, Antragssteller, Antragsgegner, Träger öffentlichen Rechts…),
• Einbindung Externer (Sachverständige, Anwälte, Spezialisten, Interessenvertreter, Behörden…),
• Themensammlungsmethoden (clustern, punkten…).

Ganz wesentlich dabei ist, dass die eingesetzten Methoden nur dann erfolgreich sein können, wenn sie von den Beteiligten angenommen werden. Das bedeutet, dass es beim Einsatz von Methoden wesentlich darauf ankommt, wer diese Methoden wie einsetzt. Und dass sie nur dann erfolgreich sind, wenn sie professionell eingesetzt werden. Bei großen Teams heißt das, dass sie individuell, teamspezifisch und auf die einzelnen Beteiligten angepasst eingesetzt werden.

Die Dauer von Teamentwicklung ist so individuell wie die zum Einsatz kommenden Methoden (Beispiele: Umstrukturierung, Firmenzusammenschluss, Aufkauf, Bauvorhaben,…). Wichtig ist, den zeitlichen Ablauf genau zu planen und die Zeitpläne zu beachten bzw. anzupassen.

Soweit Organisationen über speziell ausgebildete Mitarbeiter verfügen, bietet sich die Möglichkeit, Organisationsentwicklung auch intern durchzuführen. Gegenüber interner Organisationsentwicklung bietet externe Organisationsentwicklung folgende wesentliche Vorteile:

• Externe können vertraulicher arbeiten, da sie keine weitere Position in der Organisation innehaben,
• Externe sind unabhängig und bedingt bis gar nicht an die Weisungen der Organisationsführung gebunden,
• Externe werden von Teams eher als neutral wahrgenommen als interne, den Teams bekannten Mitarbeiter,
• erfahrene Coaches/Mediatoren können Methoden der Organisationsentwicklung professionell und zielgerichtet einsetzen, sie können Methoden sicher steuern und individuell anpassen, was sich vorteilhaft auf die Mitarbeit der Teams auswirken kann.

Fazit:

Erfolgreiche Organisationsentwicklung erfordert den Einsatz spezieller Methoden. Diese sind dann zielführend, wenn sie flexibel, individuell und teamangepasst eingesetzt werden. Hierzu ist neben der theoretischen Kenntnis der Methoden insbesondere die Erfahrung und Professionalität der Coaches/Mediatoren entscheidend.

Autoren:

Susanne Ruoff Mediatorin | Rechtsanwältin

Ulrich Schmezer Mediator | Business-Coach                                   ALLE Blog-Beiträge finden Sie hier.

 

[1] Teil 2 des Blogs „Erfolgreiche Organisationsentwicklung mit einer großen Anzahl von Beteiligten“

[2] Fishbowl s. http://materialien.fgje.de/download/demokratie_fishbowl.pdf

[3] World Cafe s. https://de.wikipedia.org/wiki/World-Caf%C3%A9