Mitarbeiter finden und halten, optimiert und effektiv | eine kostenfreie Checkliste

Personalbeschaffen, richtig besetzen und halten - Best-Practice

Personal finden und halten, kostengünstig und effektiv, mit oder ohne Software (e-Recruiting Prozess), mir als Business Coach ist das „gleich-gültig“, leider scheitert es in der Praxis an anderen Dingen. Der Recruiting Prozess - eine kostenfreie Checkliste (PDF hier)

Folgenden der Prozess aus der Praxis. Fett was meist vergessen oder verbessert gehört:

1. Interview der verantwortlichen Führungskraft und des Teams. Klärung der Rolle und
   Erwartungen an den / die Mitarbeiter
   
   
2. Erstellung von Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, etc.
   
   
3. Verantwortlicher Recruiter/in
   
   
4. Durchsicht des Talent Pools  (falls vorhanden, Interne „High Potentials“ in Warteposition oder externe Bewerber, die einverstanden waren, dass sie in den Pool können)
   
   
1. Positives Ergebnis - Kontaktaufnahme mit Kandidat (weiter mit Punkt 7.) oder parallel externe zusätzliche Suche
   
   
2. Negatives Ergebnis weiter
   
   
5. Veröffentlichung und Verbreitung der Stellenausschreibung  Intern / Extern (Multiposting, Karriereseite, Social Media, etc.)
   
   
6. Eingang der Bewerbungen
   
   
7. Durchsicht und anschließend erste Vorauswahl
   
   
8. Wertschätzende Absage an ungeeignete Kandidaten zeitnah
   
   
9. Mitteilung über weiteres Vorgehen an ausgewählte Talente bzw. Bewerber, zeitnah
   
   
10. Videointerview bzw. Telefoninterview mit Vorauswahl
    
    
11. Wertschätzende Absage an ungeeignete Kandidaten
    
    
12. Mitteilung über weiteres Vorgehen an ausgewählte Bewerber
    
    
13. Einladung und Durchführung von persönlichen Interviews. und oder Einladung und Durchführung von (online) Assessment-Center oder anderen Testverfahren (fachliche / persönliche Qualifikation).
    
    
14. Wertschätzende Absage an ungeeignete Kandidaten
    
    
15. Mitteilung über weiteres Vorgehen an ausgewählte Bewerber
    
    
16. Optional: Einladung zu einem aussagekräftigen Persönlichkeits- & Potentialanalyse Fragebogen (Trait-Map-Reports max. 20 Min. Bearbeitungszeit) und anschließende Zusendung des Auswertungsberichts an die Ansprechpartner und Kandidaten
    
    
17. Optional: Persönliches Gespräch mit Auswahl auf Basis des aussagekräftige Persönlichkeits- & Potential- Berichts (Trait-Map-Reports)
    
    
18. Abstimmung mit Abteilung und Recruiter-Team – Abgleich der Rolle & Erwartungen mit dem Bewerberprofil und Eindrücke
    
    
19. Absage an ungeeignete Kandidaten
    
    
20. Mitteilung über weiteres Vorgehen an ausgewählte Bewerber
    
    
21. Start Onboarding-Prozesses (Onboarding-Checkliste festlegen)
    
    
22. Vertragsabschluss
    
    
23. Tag 1, die ersten 3 Minuten – erster Eindruck, Begrüßung (Onboarding-Checkliste vorstellen)
    
    
24. Tag 1, die ersten 3 Stunden – Begleitung, Vorstellung der Ansprechpartner und Kollegen, Arbeitsplatz und Arbeitsmittel, Notwendiges (Sicherheit, Kollegen, Zugriffsberechtigungen, Mentor/Pate (ggf. Business Coach) für die Einarbeitungsphase etc…)
    
    
25. Tag 1, Einarbeitungsplan für die nächsten 3 Wochen (mindestens) besprechen, Beteiligte vorstellen (ggf. Meeting des Einarbeitungsteams) , Offenes klären und Offenes SMART planen.
    
    
26. Tag 3, Stimmungs- bzw. Klärungsgespräch (Wahrnehmung, Wirkung, Wünsche – beiderseits)
    
    
27. In 3 Woche, Stimmungs- bzw. Klärungsgespräch (Wahrnehmung, Wirkung, Wünsche – beiderseits). Was läuft gut? Was soll geändert werden, damit es noch besser wird?
    
    
28. Nach 2-3 Monaten, Abstimmung mit Abteilung und Ansprechpartner der Personalabteilung – Abgleich der Rolle & Erwartungen mit dem Bewerberprofil und Eindruck, Stimmungs- bzw. Klärungsgespräch (Wahrnehmung, Wirkung, Wünsche – beiderseits), Was läuft gut? Was soll geändert werden, damit es noch besser wird? Sonst kein Bleiben bzw. keine Übernahme bei Ablauf der Probezeit!
29. Kontrolle der Kennzahlen und Prozess Evaluierung – wöchentlich
    
    
30. Spätestens in der ersten Woche des 6. Monats (bzw. der Probezeit je nach Vertrag) Abstimmung mit Abteilung und Ansprechpartner der Personalabteilung – Abgleich der Rolle & Erwartungen mit dem Bewerberprofil und Entscheidung
    
    
31. Übernahmegespräch
    
    
32. Motivations- und Entwicklungsgespräch… ggf. Vertragsanpassungen
    
    
33. Zielvereinbarung SMART
    
    
34. Milestone-Gespräche
    
    
35. Jahres-Gespräch – Personalentwicklung, Ist/Soll ggf. Gehalt, Karriere Planung

Erst jetzt ist der eigentliche Recruiting Prozess bzw. die Personalbeschaffen abgeschlossen!

Vorherige Vernachlässigungen des Prozesses sind teuer und begegnen mir leider oft in der Praxis. Es werden kostbare Ressourcen im Team (Zeit, Geld, Einarbeitungskapazität, Engagement…) strapaziert bzw. vernichtet.

Der o.a. Prozess soll den Einsatz von Zeit, Geld und Engagement der bisherigen Mitarbeiter und Führungskräfte verbessern.

Produktivität steigern, Gesprächsführung verbessern und Konflikte bis hin zu Kündigungen vermeiden, dass ist der Grund weshalb ich als Business Coach diesen Prozess beschrieben und diesen mit Ihnen begleitend unterstütze. Die u.a. kostenfreie Checkliste PDF hier.

Coaching lohnt sich; kurz, mittel und langfristig. Ihr © Ulrich Schmezer

Fazit:

Organisationsentwicklung durch optimierten Recruiting Prozess:

• Teams können schnell wieder arbeitsfähig bzw. leistungsfähig werden
  
  
• alle Beteiligten werden eingebunden, es gibt keine „Gewinner- bzw. Verlierer“, sondern ein von allen getragener Konsens wird erarbeitet,
  
  
• weil der Konsens gemeinsam erarbeitet wird, wird er von allen akzeptiert und ist damit nachhaltig,
  
  

Ulrich Schmezer Mediator | Business-Coach | Verhaltenstrainer

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